Praxisbuch IT-Dokumentation

Vom Betriebshandbuch
bis zum Dokumentationsmanagement –
die Dokumentation im Griff

Autor: Manuela Reiss
Autor: Georg Reiss

Klappentext:

„Praxisbuch IT-Dokumentation

  • Erfahren Sie, wie Sie eine ganzheitliche und nachhaltige IT-Dokumentation aufbauen.
  • Mit den Ausführungen zu den aktuellen Gesetzen stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumentation alle relevanten Compliance-Anforderungen erfüllt.
  • Mit dem Strukturierungsmodell und dem Leitfaden zum Aufbau einer Dokumentationslandkarte finden Sie eine optimale Umsetzung für Ihre IT-Organisation.
  • Sichern Sie sich den langfristigen Erfolg zu einem effektiven Dokumentations-management mit unseren Best-Practice-Anleitungen.

Unabhängig davon, ob Sie den Aufbau Ihrer IT-Dokumentation oder eine Re-Organisation planen: Dieses Buch unterstützt Sie bei der Planung und der Umsetzung Ihres Dokumentationsprojektes. Als Richtschnur dienen hierbei die folgenden Fragenstellungen:

  • Warum muss dokumentiert werden?
  • Welche Dokumentationsfelder gibt es?
  • Wie kann eine IT-Dokumentation strukturiert werden?
  • Was gehört zur Dokumentation für den IT-Betrieb?
  • Was sind notwendige Dokumente der Notfalldokumentation?
  • Worauf ist bei der IT-Projektdokumentation zu achten?
  • Wie können Dokumentationsanforderungen in der Praxis umgesetzt werden?
  • Welche Tools können bei der Dokumentation helfen?

Durch ein stufenbasiertes Strukturierungsmodell erhalten Sie ein Framework an die Hand, mit dem Sie genau die IT-Dokumentation erstellen können, die für Ihre IT-Organisation erforderlich ist. Abgerundet wird dieser Praxisansatz durch die Beschreibung von Dokumentationsverfahren im Rahmen eines nachhaltigen Dokumentations-managements und die Formulierung konkreter Anleitungen zur Dokumentenerstellung.“

Presseinformation des Verlags:

„…“

Aus dem Inhalt:

  • Compliance-Anforderungen
  • IT-Betriebsdokumentation
  • Notfallhandbuch
  • Projektdokumentation
  • Systemdokumentation
  • Service- und Prozessdokumentation
  • Anwendungsdokumentation
  • Dokumentationsmanagement
  • Dokumentationstools

Eine Leseprobe:

6 Umsetzung in der Praxis

Wie können Dokumentationsanforderungen in der Praxis umgesetzt werden?

»Die Ausführungen der vorangegangenen Kapitel haben gezeigt, dass Anforderungen an die IT-Dokumentation sowohl quantitativ als auch qualitativ immer größer werden. Und damit sieht sich mancher, der bislang die Dokumentation „seiner Systeme“ weitgehend „im Kopf“ hatte, mit dem häufig ungeliebten Thema Dokumentation konfrontiert. Außerdem sehen sich viele IT-Organisationen zunehmend den Anforderungen ausgesetzt, jederzeit zu jedem Thema auskunftsfähig sein zu müssen, sei es der Unternehmensleitung oder Prüfern und Auditoren gegenüber. Dies führt unweigerlich zu der Frage, wie der Aufbau und die Pflege einer angemessenen und jederzeit aktuellen IT-Dokumentation in der Praxis gelingen können.

Dieses Kapitel versteht sich daher als ein Plädoyer für die Einführung eines Dokumentationsmanagements. Ohne ein solches ist es zumindest bei größeren IT-Organisationen kaum möglich, eine nachhaltige Dokumentation bzw. IT-Dokumentation aufzubauen. Denn ohne festgelegte Verantwortlichkeiten, Richtlinien und definierte Abläufe wird es nicht gelingen, aus einer unzusammenhängenden Sammlung von Dokumenten eine ganzheitliche, verfügbare und aktuelle Dokumentation aufzubauen.

Betrachtet werden hierbei aber nicht nur die prozessuale Aspekte, sondern vor allem auch ganz praktische Punkte wie formale Anforderungen an Dokumente und wie man Fehler bei der Erstellung von Word-Dokumenten vermeidet.

In diesem Kapitel finden Sie die folgenden Themenschwerpunkte:

  • Einführung von Dokumentationsmanagement
  • Verfahren zur Lenkung von Dokumenten und Aufzeichnungen
  • Die Erstellung von Dokumenten optimieren

6.1 Ohne Dokumentationsmanagement funktioniert es nicht

Das Thema Dokumentation ist in vielen IT-Organisationen lange Zeit vernachlässigt worden. Zunehmende Compliance-Anforderungen und das Erfordernis einer angemessenen und aktuellen Dokumentation zur Unterstützung immer komplexerer Arbeitsabläufe machen diese Haltung aber immer schwieriger, denn Dokumente und Aufzeichnungen sind die Grundlage von Servicemanagement, Informations-sicherheitsmanagement und Qualitätsmanagement. Dies führt nun in vielen Unternehmen dazu, dass es nicht an Dokumenten mangelt, diese aber unabhängig nebeneinander bestehen und vor allem bei Bedarf nicht auffindbar oder nicht aktuell sind. Die Ursache dafür ist, dass es in der Mehrzahl weder Regelungen für Dokumentationsverfahren noch Dokumentationsstandards gibt.

Nicht umsonst fordern Standards wie die ISO 27001 oder die ISO 9001 nicht nur die Erstellung von entsprechenden Dokumenten, sondern vor allem die Einführung von organisatorischen Maßnahmen und gesteuerten Verfahren zur Lenkung von Dokumenten. Gibt man aber den Begriff „Dokumentationsmanagement“ bei Wikipedia ein, wird man zu Dokumentenmanagement gelenkt, denn Wikipedia kennt diesen Begriff derzeit noch nicht. Dokumentenmanagement ist an dieser Stelle aber nicht gemeint, denn das bezeichnet laut Duden „die elektronische Verwaltung von Dokumenten in Datenbanken“ (Duden, 1993). Und dass der Duden das Wort „Dokumentationsmanagement“ ebenso nicht findet, ist bezeichnend. … «

Pressestimmen:

  • www.media-spider.com, 02/2016: „Aus Sicht der IT erklären die Autoren Manuela und Georg Reiss das Thema Dokumentationsmanagement anforderungsgerecht und praxisorientiert.“
  • Frank Große, IT-Administrator, März 2014: „Eine funktionierende IT-Dokumentation kann alles andere als nebenbei geleistet werden. Auf knapp 450 informativ-gefüllten und klar strukturierten Seiten bieten die Autoren einen deutlichen Nutzwert.“
  • Sicherheits-Berater, März 2014: „Es ist selten, dass zu einem solch wichtigen, im betrieblichen Alltag jedoch gerne vernachlässigten Thema ein derart gelungenes Buch erscheint. […] Es gibt reichlich Hintergrundinformationen, sehr gute Anleitungen und Anregungen, wie IT-Dokumentation systematisiert, aufgebaut und gepflegt werden soll und kann und liefert auch Hinweise zu unterstützenden Software-Tools.“

Eigene Meinung / Beurteilung des Buches:

Das Buch „Praxisbuch IT-Dokumentation“ beschreibt ausführlich die IT-Dokumentationsfelder Anwendungsdokumentation, Betriebsdokumentation, Notfall-dokumentation, Projektdokumentation, Prozessdokumentation, Servicedokumentation, Systemdokumentation, Testdokumentation und Verfahrensdokumentation sowie die Anforderungen an die IT-Dokumentation von buchführungspflichtigen Unternehmen. Es werden Methoden und Verfahren aufgezeigt wie Dokumentationsstandards mittels Dokumentationskonzepte und Dokumentationsrichtlinien erfüllt und eingehalten werden können. Im Fokus des Buches steht ein praxistauglicher Aufbau sowie die Pflege und Optimierung der IT-Dokumentation, wobei die starke Verzahnung der Fachabteilungen (Business-Einheiten) eines Unternehmens mit seiner IT-Abteilung berücksichtigt wird.

Lesen Sie, wie Sie das Dokumentationsmanagement in Ihrem Unternehmen anforderungsgerecht und praxistauglich aufbauen und während des gesamten Dokumentationslebenszyklus effizient führen können. „Das Dokumentationsmanagement steuert und koordiniert“ – laut Definition der beiden Autoren Manuela und Georg Reiss – „alle Aufgaben in Bezug auf die Dokumentation. Es bildet damit die Summe aller Aktivitäten und Funktionen zur Erstellung und Verwaltung von Dokumenten, die gewährleisten, dass alle erforderlichen Informationen aktuell, vollständig und in ausreichender Qualität verfügbar sind. Das Dokumentationsmanagement ist vom Dokumentenmanagement“, d.h. die elektronische Verwaltung von Dokumenten in Datenbanken, „zu unterscheiden“.

Im Anhang des Buches befindet sich ein vierseitiges Abkürzungsverzeichnis, ein zehnseitiges Glossar, das die wichtigsten im Buch verwendeten Fachbegriffe aus dem IT-Dokumentationsumfeld sehr prägnant erläutert und so zum besseren Verständnis beiträgt. Ein detailliertes Literaturverzeichnis – unterteilt in „Gesetze und Verordnungen“, „Normen und Standards“ sowie „Literatur“ – bieten dem Leser abschließend noch weitere Anregungen und Informationen zum Thema IT-Dokumentation. Mit einem achtseitigen Index zum schnellen Nachschlagen endet das Buch.

Fazit:

Mithilfe dieses Buches bekommen Sie eine angemessene und stets aktuelle IT-Dokumentation für Ihr Unternehmen langfristig in den Griff.

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„Nur der Mensch ist der Dokumentation fähig!“

Friedrich Löchner (1915 – 2013),
deutscher Pädagoge, Dichter und Autor (Pseudonym: Erich Ellinger).

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Buchcover:

Praxisbuch IT-Dokumentation - Vom Betriebshandbuch bis zum Dokumentationsmanagement – die Dokumentation im Griff - von Manuela und Georg Reiss ist erschienen in der Carl Hanser Verlag GmbH & Co. KG

Praxisbuch IT-Dokumentation – Vom Betriebshandbuch bis zum Dokumentationsmanagement – die Dokumentation im Griff – von Manuela und Georg Reiss ist erschienen in der Carl Hanser Verlag GmbH & Co. KG

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Verlag: Carl Hanser Verlag GmbH & CO. KG, 2. Auflage (18. Januar 2016).
Seitenanzahl: 478 Seiten.
Bindung: Gebundene Ausgabe.
ISBN-10: 3-446-44599-4.
ISBN-13: 978-3446-44599-4.
Preis: EUR 44,99.


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